Celebración telemática de reuniones de órganos de administración, Juntas y Asambleas de entidades privadas durante el estado de alarma por COVID-19

Las medidas de confinamiento adoptadas durante el Estado de Alarma han hecho prácticamente imposible (amén de totalmente desaconsejable) las reuniones presenciales, y con ello la celebración de reuniones de los órganos de gobierno y administración de las personas jurídicas.

En la “desescalada” esta situación tampoco se resuelve ya que las diferentes fases de las unidades territoriales o sanitarias pueden continuar impidiendo la celebración de estas reuniones, así como seguir resultando inviables dependiendo del número de personas que tengan que asistir y de las posibilidades efectivas de que se adopten las medidas de seguridad, distanciamiento e higiene requeridas.

El artículo 40 del RDL 8/2020 modificado por la Disposición Final Trece del RDL 11/2020 regula, durante el tiempo que perdure el Estado de Alarma, las condiciones en las que los órganos de administración y gestión de las personas jurídicas de derecho privado pueden reunirse telemáticamente.

Entidades a las que se aplica

  • Sociedades civiles y mercantiles (incluidas las cooperativas).
  • Asociaciones
  • Fundaciones

La norma no hace mención a las federaciones ni a las confederaciones, pero entendemos que por su naturaleza y vinculación con las asociaciones el régimen es igualmente aplicable.

Reuniones telemáticas de los órganos de administración y gobierno.

Las reuniones de los órganos de administración y gobierno, así como de las Comisiones Delegadas y otras comisiones obligatorias o voluntarias, podrán celebrarse telemáticamente, aunque los estatutos no lo prevean, y se considerarán celebradas en el domicilio de la persona jurídica, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

Tecnologías permitidas

  • Videoconferencia
  • Conferencia telefónica múltiple

Condiciones para la utilización de las tecnologías permitidas

  • Que TODOS los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios para participar en la reunión virtual.
  • Que el Secretario del Órgano reconozca expresamente a todos y cada uno de los participantes
  • Que este reconocimiento expreso de cada participante se haga constar en el acta de la reunión
  • Que el Secretario remita el acta “inmediatamente” a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los asistentes.

Celebración de Juntas o asambleas por medios telemáticos.

Resulta de aplicación el mismo artículo 40 del RD/8/2020 con los mismos requisitos aplicables a todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen.

Consideraciones generales

Convocatoria de las reuniones.

El RD 8/2020 no contiene regulación alguna al respecto con lo que debemos considerar que para las sociedades mercantiles las convocatorias deberán realizarse en la forma prevista en sus estatutos y para las restantes entidades, si sus estatutos no lo prevén, la forma en la que habitualmente venían convocándose.

La única particularidad es que la convocatoria tiene que detallar el sistema que se utilizará para la reunión telemática.

Lista de asistentes.

El RD 8/2020 tampoco dice nada en este punto que cobra especial relevancia en caso de Juntas Generales con carácter universal en sociedades mercantiles, ya que el Reglamento del Registro Mercantil exige que la lista de asistentes se firme por todos y cada uno de ellos al inicio de la reunión.

En todos los casos en los que sea necesaria la firma de alguna documentación durante el desarrollo de la reunión virtual deberá haberse previsto un sistema seguro y eficiente para recoger las firmas de todos los asistentes.  Algunas plataformas específicamente dirigidas a la celebración telemática de juntas y reuniones incluyen sistemas de voto y firma electrónica con validez legal, como la española Councilbox.

Recordemos que podemos encontrar tres tipos de firma electrónica:

  • Firma simple, sería la inserción de una firma manuscrita escaneada o realizada previamente en una tableta.  Esta firma no permite tener evidencia real acerca de la persona que la ha insertado en el documento.
  • Firma avanzada.  firma electrónica generada por una aplicación que se vincula a su titular de forma unívoca.  Confiere mayor seguridad al poder vincularla a una persona que es responsable del uso que se pudiera hacer de la misma, pero es relativamente sencillo facilitar su uso por un tercero.  Por lo general permiten un sellado de tiempo y asegurar que el documento y/o la la firma no han sido manipulados con posterioridad.
  • Firma reconocida. Se genera en un dispositivo seguro de creación de firma, por ejemplo el DNI electrónico a través de un dispositivo de lectura.  Esta firma tiene plena validez legal absolutamente equiparable a la firma manuscrita.

Consideraciones prácticas

Es fundamental la elección de un sistema que esté disponible para todos los miembros del órgano ya que bastaría con que uno no tuviera acceso al mismo para que la reunión no pueda celebrarse válidamente.

Se prevé que el Secretario remita “de inmediato” el acta de la reunión, pero no se dice nada de su aprobación, por lo que podrá realizarse de la forma habitual, incluso si ésta es aprobar el acta al comienzo de la siguiente reunión.

Hoy en día existen muchas plataformas de videoconferencia, para su elección aconsejamos considerar:

  • Las garantías de seguridad y privacidad que ofrece
  • La posibilidad de compartir documentos
  • La posibilidad de desconectar temporalmente a un asistente (por ejemplo, si existe un punto del día en el que se produzca un conflicto de intereses)
  • La posibilidad de firmar documentos o de facilitar su circulación para su firma electrónica.
  • Fiabilidad de la conexión ya que ante la desconexión por motivos técnicos de un asistente se aconseja un receso hasta que se haya restablecido la comunicación con todos los participantes.

El RD 8/2020 prevé la posibilidad de usar la multi-conferencia telefónica, pero en general, no parece la opción más aconsejable al dificultar la identificación efectiva de los asistentes (sólo en base a su voz) así como la circulación de documentos y la correcta gestión de los asistentes.

Conclusiones

El RD 8/2020 hace posible la utilización de medios telemáticos para la celebración de las reuniones de los órganos de administración y gobierno y de las Juntas y Asambleas de sociedades mercantiles y otras entidades de derecho privado aunque no lo prevean sus estatutos, pero únicamente durante la vigencia del Estado de Alarma -salvo nuevas modificaciones del precepto-.  

Pero los problemas para la celebración de estas reuniones persistirán más allá del Estado de Alarma, bien porque subsistan limitaciones a la movilidad a nivel nacional o internacional, porque en la reunión tengan que intervenir personas que por sus circunstancias personales estén en una situación de riesgo o ,simplemente, porque la desconfianza persistirá.  Además, muchas organizaciones han comprobado las ventajas de la utilización de medios telemáticos para sus reuniones y querrán seguir haciendo uso de los mismos en el futuro.

Por lo tanto, es aconsejable que, en cuanto sea posible, las organizaciones realicen los cambios estatutarios necesarios para permitir, con carácter general y ordinario, la celebración de las reuniones de sus órganos de administración y gobierno y de Juntas y Asambleas por medios telemáticos.